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RGPD & conformité

Le RGPD constitue un cadre de confiance pour les usages professionnels d’ALIX. Le service est conçu pour faciliter la compréhension des traitements, limiter les données collectées et documenter les mesures utiles aux équipes juridiques, DPO, RSSI et DSI.

Un cadre de conformité documenté

Rôles identifiables

Selon l’usage et le cadre contractuel applicable, l’organisation cliente demeure responsable de ses propres finalités de traitement et Black Diamond Labs peut intervenir en qualité de sous-traitant pour les traitements nécessaires à la fourniture d’ALIX. Les rôles et responsabilités exacts sont ceux définis par la documentation contractuelle applicable.

Minimisation

ALIX limite les données collectées aux comptes, contenus et métadonnées nécessaires au fonctionnement, à la sécurité, au support et à la facturation.

Le principe est de ne pas collecter de données « au cas où » et de ne pas réutiliser les contenus clients pour enrichir un corpus commun.

Documentation

Les traitements, mesures de sécurité et recours à des prestataires techniques sont documentés afin de faciliter les revues de conformité et les audits.

Cette documentation peut notamment couvrir les registres de traitement, l’encadrement contractuel de la sous-traitance, les informations de transparence et les procédures internes applicables.

Données traitées

Selon l’usage, ALIX peut traiter :

  • les informations de compte, d’accès et d’habilitation ;
  • les messages de conversation et autres contenus saisis ;
  • les documents importés ;
  • les sources juridiques fournies par l’utilisateur ;
  • les métadonnées techniques nécessaires à la sécurité, à la supervision, à la lutte anti-abus, au support ou à la facturation ;
  • lorsqu’elle est disponible, les informations strictement nécessaires à l’exécution d’une Recherche web complémentaire.

Le périmètre effectivement traité dépend des fonctions utilisées et du cadre contractuel applicable.

Une conformité documentée pour faciliter vos propres obligations

Pour un service utilisé dans des contextes RH et juridiques, la conformité ne se limite pas à une déclaration de principe. La documentation applicable vise notamment à permettre la compréhension du périmètre des traitements, des responsabilités et des mesures mises en œuvre.

Registres de traitement

Documentation des activités de traitement et, selon les rôles applicables, des éléments attendus au titre de l’article 30 du RGPD.

Sous-traitance et DPA

Encadrement contractuel de la sous-traitance et documentation associée, notamment au regard des exigences de l’article 28 lorsque celui-ci s’applique.

Transparence

Informations relatives aux finalités, catégories de données, durées de conservation, droits et autres éléments nécessaires à la compréhension des traitements.

Procédures internes

Procédures relatives aux demandes de droits, à la gestion des incidents, au contrôle des accès et à la traçabilité des opérations selon le périmètre concerné.

Conservation et effacement

La politique standard prévoit la suppression du contenu exact des conversations et des pièces associées conformément aux durées de conservation applicables, actuellement fixées à 30 jours pour le contenu conversationnel standard.

Au-delà, seules les métadonnées techniques minimales nécessaires peuvent être conservées pour la sécurité, la lutte anti-abus, les statistiques, la facturation ou les obligations légales applicables.

Prestataires techniques

Black Diamond Labs limite le recours aux prestataires externes aux fonctions strictement nécessaires. Les modèles génératifs et le service spécialisé de classement utilisés sur les parcours concernés sont opérés en France conformément à la configuration du service.

Les contenus transmis sont traités pour fournir le service et ne sont pas réutilisés par ces fournisseurs pour entraîner ou améliorer leurs modèles, conformément aux conditions applicables aux environnements retenus.

Lorsque la Recherche web complémentaire est disponible, le traitement correspondant dépend du fournisseur et de la configuration effectivement retenus ; les informations relatives à sa localisation, sa rétention et ses garanties applicables sont celles de la documentation contractuelle en vigueur.

Droits des personnes

ALIX est conçu pour faciliter la prise en compte des demandes relatives aux données dans le périmètre du service : identification des données concernées, suppression lorsque cela est applicable et traçabilité des opérations utiles à leur traitement.

La mise en œuvre concrète dépend des rôles et responsabilités définis par le cadre contractuel et de la nature de la demande concernée.

Revues DPO / RSSI / DSI

Sur demande, Black Diamond Labs peut fournir les éléments nécessaires à la compréhension du périmètre, des rôles, des mesures de sécurité et des traitements dans le cadre des revues menées par les équipes DPO, RSSI, DSI ou juridiques.

L’objectif est de faciliter les audits et la compréhension du fonctionnement du service, sans réduire la conformité à une simple déclaration générale.

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